2. การคาดคะเนถึงจำนวนคนที่ต้องการ (Estimating quantity and type of employees needed)

     การคาดคะเนถึงจำนวนและประเภทของคนที่องค์กรต้องการ เป็นความจำเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ที่ควรกระทำก่อนการสรรหาบุคคล เพื่อให้ทราบแน่ชัดว่า แผนกใดในองค์กร ต้องการ พนักงานจำนวนเท่าใด ในตำแหน่งอะไร ต้องการคนที่มีคุณสมบัติอะไรบ้าง โดยพิจารณาดูจากคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และคุณสมบัติของบุคคลที่ดำรงตำแหน่ง (Job Specification)

3. ดำเนินการสรรหา (Recruitment)

    ด้วยการพิจารณาถึง แหล่งการจ้างงาน , วิธีการติดต่อสื่อสาร และ การดำเนินการรับสมัคร ซึ่งจะกล่าวโดยละเอียดดังนี้

    3.1 แหล่งของการจ้างงาน (Sources of Employees) โดยทั่วไปแล้ว แหล่งของการจ้างงาน จะแบ่งออกเป็นสองแหล่งคือ ภายในองค์กร (internal) และ ภายนอกองค์กร (external)

    3.2 วิธีการติดต่อสื่อสาร (Communication Methods) การสื่อสารข้อความใด ๆ ก็ตามที่จะก่อให้เกิดความสนใจแก่บุคคล ตามที่เราต้องการนั้น จำต้องมีเทคนิคบางประการ ดังนั้นการติดต่อสื่อสาร เพื่อการสรรหาบุคคลได้ผล ต้องคำนึงถึงด้านต่าง ๆ ดังนี้
การที่จะสื่อสารไปยังแหล่งใดนั้น ต้องดูว่าองค์กรต้องการพนักงานประเภทใด เพื่อให้การติดต่อสื่อสารนั้นประสบผลสำเร็จอย่างแท้ จริง เช่น ถ้าต้องการจ้างสตรีที่มีความชำนาญด้านเลขานุการ ก็ควรจะโฆษณาในวรสารสตรีสาร มากกว่าวารสารมวย เป็นต้น
    การประกาศรับสมัครงาน ปกติควรกำหนดระยะเวลาให้นานพอสมควร เพื่อให้บุคคลต่าง ๆ มี โอกาสทราบทั่วกัน และมีเวลาพอแก่การพิจารณาตัดสินใจว่า จะสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่
คำที่ใช้ในประกาศโฆษณา ควรเป็นที่ดึงดูดให้ผู้อ่าน หรือผู้ฟังสนใจโดยพยายามเน้นถึงผลประโยชน์ โอกาสก้าว หน้าหรือสวัสดิการอื่น ๆ ที่พึงจะได้รับเมื่อเข้ามาทำงานกับองค์กรแห่งนี้ บางครั้งองค์กรอาจเชิญชวนให้ผู้สนใจ ได้ไปชมกิจการของตนเสียก่อน เพื่อให้เกิดความสนใจยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นทางหนึ่งที่จะทำให้คนมาสมัครงานกับองค์กร มากขึ้น
    ประชาสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ที่สนใจ โดยช่วยตอบปัญหา ข้อข้องใจต่าง ๆ เกี่ยวกับการสมัคร
จัดทำเอกสารเกี่ยวกับกิจการขององค์กร สำหรับแจกแก่ผู้มาเยี่ยมชมกิจการหรือผู้ที่สนใจ
ส่งตัวแทนของ องค์กร ไปติดต่อ ให้คำแนะนำแก่นักศึกษา ตามสถาบันการศึกษา ที่สำเร็จการศึกษาในปีนั้น เพื่อชี้แจงให้ทราบถึงความต้องการขององค์กร ซึ่งเป็นการเสนอตลาดแรงงานแก่นักศึกษา

    3.3 การดำเนินการ รับสมัคร กระบวนการสรรหาบุคคลขั้นต่อไปคือ การรับสมัคร ในขั้นนี้มีเทคนิคบางอย่าง ที่จะช่วยให้ทางองค์กรได้รับข้อเท็จจริงได้มากที่สุด การได้ข้อเท็จจริงมากเท่าใด ก็จะทำให้องค์กรสามารถคัดเลือกคนได้ดีเท่า นั้น การรับสมัครจึงต้องคำนึงถึงสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
แบบฟอร์ม เป็นส่วนสำคัญที่จะได้ข่าวสารและข้อเท็จจริงจากผู้สมัคร ดังนั้น การออกแบบฟอร์ม จึงต้องให้กะทัดรัด ข้อความชัดเจนไม่คลุมเครือ และมีช่องให้กรอกรายการต่าง ๆ ตามที่องค์กรต้องการให้ครบถ้วน
    สถานที่ ควรจะเป็นสถานที่ที่ผู้สมัครไปได้สะดวก และควรแจ้งให้ผู้สมัครทราบอย่างชัดเจน การรับสมัครส่วนใหญ่ก็เป็นสถานที่ที่องค์กรตั้ง อยู่ แต่บางแห่งก็ให้ส่งใบสมัครไปยังตู้ไปรษณีย์ โดยมิได้แจ้งชื่อขององค์กรหรือชื่อของบริษัทเลย ซึ่งวิธีการถึงแม้จะสะดวก แต่ก็มีข้อเสียอยู่ว่า บุคคลในองค์กรที่รับสมัครอาจจะไปสมัครกันเอง หรือเมื่อมีผู้สมัครมาแล้วพบว่า เป็น องค์กรที่ไม่มีชื่อเสียงหรือไม่ต้องการทำงานนั้นจะเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ดังนั้นจึงควรแจ้งชื่อขององค์กรหรือบริษัทเพื่อให้ผู้สมัครได้รับทราบ ก็เป็นการช่วยให้ผู้สมัครและองค์กรไม่เสียเวลา
    เวลา การ รับสมัครควรจะกำหนดเวลาให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้สมัครทราบว่าตนจะได้สมัครได้ภายในกำหนดระยะเวลาใดบ้าง
    หลักฐานต่าง ๆ ปกติการรับสมัคร ผู้สมัครต้องยื่นหลักฐานต่าง ๆ ให้ครบตามที่องค์กรต้องการ ดังนั้น องค์กรควรกำหนดให้ชัดว่าต้องการหลักฐานอะไรบ้าง เช่น รูปถ่าย สำเนาทะเบียนบ้าน ใบรับรองแพทย์ วุฒิบัตร ฯลฯ ควรกำหนดให้แน่นอนว่าต้องการอย่างละกี่ฉบับ เพื่อให้ผู้สมัครได้ตระเตรียมให้ถูกต้อง การรับสมัครก็ จะดำเนินไปอย่างราบรื่น
    เจ้าหน้าที่รับสมัคร ในการรับสมัครแต่ละครั้ง ไม่ว่าจะทางไปรษณีย์หรือให้มาสมัครที่องค์กร ควรมีการจัดให้มีเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบสำหรับงานนี้โดยเฉพาะ และต้องประจำอยู่ตลอด เวลา เพราะการสมัครในบางครั้งอาจจะเกิดการสับสนเรื่องตำแหน่ง และวุฒิทางการศึกษา ซึ่งเจ้าหน้าที่ผู้รับสมัครจะต้องแก้ปัญหา ถ้ามีการสับเปลี่ยนหมุนเวียนกันอาจทำให้เกิดปัญหาได้ว่าบางคนไม่สามารถแก้ปัญหาได้ และถ้า บุคคลที่สามารถแก้ปัญหาได้ไม่อยู่ ก็อาจทำให้การรับสมัครเกิดความไม่คล่องตัว สร้างความเบื่อหน่ายให้กับผู้สมัคร ซึ่งบางครั้งอาจจะไม่ยอมสมัครเลยก็ได้