2. ระบุองค์กรหรือหน่วยงานที่เราต้องการที่จะทำ Benchmarking และเริ่มทำการศึกษาว่าหน่วยงานนั้นๆ ประกอบธุรกิจอย่างไร มีจุดเด่น-จุดด้อยอย่างไร เพื่อเราจะได้นำมาทำการ Benchmarking กับองค์กรของเรา โดยเราจะต้องกำหนดรายละเอียด เกี่ยวกับเรื่องที่เราต้องการทำการศึกษา เช่น ระยะเวลาของการศึกษาเก็บข้อมูล งบประมาณ รายละเอียดที่ต้องการทราบ กลุ่มบุคลากรที่ดำเนินการทำ Benchmarking

3. นำข้อมูลที่ทำการ Benchmarking ทั้งหมด มาศึกษาเพื่อหาข้อสรุป ในประเด็นที่เราต้องการ แต่หากข้อมูลที่ได้ไม่ตรงกับที่เราต้องการ ต้องทำการ Benchmarking ใหม่อีกครั้ง

รูปแบบของการทำ Benchmarking

1. Competitive Benchmarking เป็นการทำ Benchmarking ที่ทำการศึกษากระบวนการทำงาน หน้าที่ และกิจกรรมต่างๆ รวมทั้งผลิตภัณฑ์ และบริการขององค์กรของตน โดยนำไปเปรียบเทียบกับองค์กรคู่แข่ง เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาประยุกต์ให้เข้ากับองค์กรของตน

2. Cooperative Benchmarking เป็นการทำ Benchmarking กับองค์กรที่ยินดีที่จะให้ความช่วยเหลือ ในการให้ข้อมูล ข้อแนะนำ และข้อเสนอแนะแก่องค์กรของเรา รูปแบบของการทำ Benchmarking แบบนี้ จะช่วยให้เกิดความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ ในการปรับปรุงองค์กรเป็นอย่างยิ่ง

3. Collaborative Benchmarking เป็นรูปแบบของการทำ Benchmarking ของการรวมกลุ่มกัน และยินดีที่จะให้ความร่วมมือ แบ่งความรู้เกี่ยวกับการดำเนินกิจการ หรือกระบวนการดำเนินงานขององค์กรภายในกลุ่ม การทำ Benchmarking แบบนี้ จะช่วยยกระดับ ปรับปรุงการทำงานของสมาชิกในกลุ่มให้ดียิ่งขั้น

4. International Benchmarking เป็นรูปแบบของการทำ Benchmarking ที่เป็นลักษณะของบริษัทใหญ่ๆ ที่มีกิจการในเครือ หรือมีโครงสร้างขนาดใหญ่ มีหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จ พอที่จะยกมาเป็นตัวอย่างให้กับหน่วยงานอื่นๆ ในเครือของตน การทำ Benchmarking แบบนี้จะช่วยให้นำแบบอย่างไปดำเนินการปรับปรุงแก้ไขหน่วยงานของตนให้ดีขึ้น

ข้อจำกัดของการทำ Benchmarking

1. บุคลากรภายในองค์กรที่จะทำการ Benchmarking ต้องรู้รายละเอียดเกี่ยวกับองค์กรของตนเป็นอย่างดี เพื่อจะได้ทราบว่าตนมีจุดเด่น หรือจุดด้อยอย่างไร

2. องค์กรที่เลือกจะทำ Benchmarking นั้นควรเป็นองค์กรที่ได้รับการยอมรับว่า เป็นองค์กรที่ประสบความสำเร็จอยู่ในระดับหนึ่ง เพื่อจะได้นำจุดดีดังกล่าวมาปรับปรุงในส่วนขององค์กรของตน

3. ข้อมูลที่ต้องการจะทราบจากองค์กรที่เราต้องการศึกษาอาจหามาได้หลายวิธีการ แต่วิธีที่ดีที่สุดก็คือข้อมูลที่ได้จากเจ้าหน้าที่หรือพนักงานภายในองค์กรนั้นๆ ซึ่งวิธีการดังกล่าวค่อนข้างยาก เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวนั้นส่วนใหญ่เป็นความลับทางองค์กร แต่ในบางกรณีองค์กรนั้นๆอาจเต็มใจให้ข้อมูลในการศึกษา ซึ่งค่อนข้างจะหายาก

4. ในบางครั้งของการทำ Benchmarking อาจต้องใช้ระยะเวลานาน งบประมาณสูง ซึ่งทางองค์กรที่จะทำการศึกษาจะต้องสนับสนุนอย่างเต็มที่เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการมาปรับปรุงองค์กรของตน

1. ทำให้องค์กรนั้นๆ นำข้อมูลที่ได้รับจากการทำ Benchmarking มาปรับปรุงองค์กรของตน โดยความรู้เหล่านี้เกิดจากการเปรียบเทียบองค์กรของตนกับองค์กรที่เลือกทำการ Benchmarking เพื่อเกิดแนวทางในการปรับปรุงกลยุทธด้านต่างๆ

2. ทำให้สามารถมองภาพรวมขององค์กรของตนได้อย่างชัดเจนว่า ควรดำเนินไปในทิศทางใด ซึ่งการทำ Benchmarking จะช่วยให้องค์กรเกิดการเรียนรู้สิ่งที่ดีๆ จากหน่วยงานอื่น

3. ช่วยให้เกิดความพร้อมในการรับสภาพต่อการเปลี่ยนแปลงที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต